自動化請負｜現場が止まらない業務自動化を設計から運用まで

自動化は「速くする」だけでは成果になりません。現場が止まる原因は例外処理・判断点・権限・ログの未設計です。私たちは、業務の棚卸しから判断点の固定、運用定着までを含めて請け負います。RPA、CLI、API、AIを組み合わせ、小さく効くユニットを積み上げる設計で進めます。

こんな課題に効きます

• 受発注・入力・転記が属人化して引き継げない
• Excel/CSV運用で更新ミスと二重チェックが増えている
• 自動化を試したが、例外対応で止まってしまった
• 担当者の退職で業務が止まるリスクが高い
• 速度が上がるほど判断が詰まり、現場が疲弊している

自動化の成果は「判断の渋滞を消すこと」

自動化が進むほど、現場に残るのは「判断」です。判断が集中すると、承認待ち、例外処理、確認作業が増えて逆に疲弊します。だからこそ、判断点の固定と例外処理のルール化が必須です。ここを設計できれば、少人数でも業務が回り続けます。

何を納品するか（成果物）

• 業務棚卸しレポート（作業と判断の分解）
• 判断点・例外処理の設計書
• 自動化ユニット（CLI/RPA/API/AI）
• 運用手順・ログ設計・引き継ぎ資料
• KPIと改善ループの仕組み

導入後に変わること

導入後は「スピードが上がる」のではなく「止まらない状態」が実現します。担当者が変わっても回る、例外が起きても止まらない、判断が集中して詰まらない。その状態を作ることが目的です。具体的には、例外処理の平均時間が短くなり、承認待ちが減り、引き継ぎに必要な説明が「手順」から「基準」に変わります。

対応できる領域

• 受発注・請求・経理の定型処理
• 商品登録・更新・在庫連携
• 競合調査・レポート生成
• 申請・承認フローの標準化
• サイト更新・情報反映の自動化

設計の原則

1. 作業と判断を分ける

人が判断すべき箇所を固定し、それ以外をユニット化します。判断点が曖昧だと、速くなるほど詰まります。作業は自動化し、判断は人に残すことで、責任とスピードの両立ができます。

2. 例外を先に設計する

例外は必ず発生します。頻出例外はルール化し、稀な例外はエスカレーションの経路を作ります。例外を「想定外」にしないことが、運用を止めない最大のポイントです。

3. ログは改善のために残す

ログがなければ改善できません。誰が、いつ、何を、なぜ、どうしたか。これを最低限残します。ログは監査目的だけでなく、次の自動化ユニットを決める材料になります。

アーキテクチャの考え方

自動化の最小構成は「作業」「判断」「例外」「ログ」に分けます。

• 自動化ユニットは小さく分割し、障害時の影響を局所化
• 例外分岐を先に設計し、止まりやすい箇所を消す
• ログで原因追跡できる状態を作り、改善ループを回す

工程（導入プロセス）

1. 事前ヒアリングと対象業務の選定
2. 業務棚卸しと判断点の特定
3. 小さな自動化ユニットの試作
4. 例外処理・権限・ログ設計
5. 実装と運用定着支援
6. KPIレビューと改善拡張

工程の詳細

棚卸し

現場の業務を細かく分解し、作業と判断を明確にします。現場の声を聞き、日々の「詰まり」や「戻り」を把握します。業務フローを可視化し、どの工程が判断を必要とし、どの工程が作業に留まるかを定義します。

ユニット化

作業を小さな単位に分割し、日常業務で使われる形に落とし込みます。派手さよりも継続性を優先します。担当者が毎日使えるスコープで設計することで、運用が止まりにくくなります。

例外設計

例外は必ず発生します。頻出例外はルール化し、稀な例外は判断経路を固定します。ここを決めると運用停止のリスクが減ります。例外の分類は「頻度」と「影響度」で行います。

定着

運用開始後にログとKPIを確認し、改善ループを作ります。ここまでが請負範囲です。定着後は改善フェーズに移行し、次の自動化ユニットの候補を決めます。

成果指標の例

• 入力・転記時間の削減率
• 例外対応の平均処理時間
• 差し戻し件数と再作業率
• 引き継ぎに必要な時間
• 問い合わせ件数の減少

体制と役割

• 当社：設計、実装、運用設計、改善ループ
• 貴社：判断点の確認、ルール承認、業務検証

リスクと回避策

• リスク：例外処理が未設計で止まる
• 回避：例外分類と判断経路の明文化
• リスク：担当者不在で運用が止まる
• 回避：引き継ぎ資料とルールの標準化

料金の目安

• 5万円〜（対象業務の量・複雑性により変動）
• まずは1ユニットから開始し、成果を見て拡張

導入スケジュール感

• 小規模ユニット：2〜4週間
• 複数ユニット：1〜3か月
• 運用定着支援：月次で継続

事例（抜粋）

• 保険業：受注業務の作業自動化（入力・確認・起票の分解）
• 製造業：受注／起票の自動化（転記と二重チェックの削減）
• 小売×製造：商品管理の自動化（Excel/CSV脱却）
• サービス業：ポータル更新の自動化（標準化と引き継ぎ）
• 小売業：競合価格調査の自動化（収集→整形→レポート）

適合する企業・合わない企業

• 適合：業務が属人化している、改善が止まっている、少人数運用を目指す
• 非適合：プロセスが全く未整理で、責任者が不在

次に選べる支援

スタートパッケージから始めることも、現在の課題に直接取り組むことも可能です。 運用基盤が整った段階で、自動化・AI導入・運用定着・教育を段階的に選べます。 現状に合わせて順序を一緒に設計します。

よくある質問

Q. どこまで任せられますか？

A. 設計から実装、運用定着まで一括で可能です。判断点は必ず人が持つ前提で設計します。

Q. 大規模なシステム導入が必要ですか？

A. いいえ。小さなユニットを積み重ねる前提で構成します。

Q. 既存のRPAやツールがあっても相談できますか？

A. 可能です。既存ツールを活かしながら運用設計を補強します。

お問い合わせ

業務自動化の相談は「業務の話」から始めます。無理にツール選定を急ぎません。お問い合わせよりご連絡ください。

詳細解説：現場が止まらない自動化の作り方

現場が止まる自動化の多くは、設計が「手順」に偏っています。重要なのは、手順の背後にある判断基準です。どこで判断が発生し、誰が責任を持ち、どの例外は許容されるのか。これらを文章として残すことで、運用が回り続けます。

自動化の対象は、すべてを一気に置き換えるのではなく、日々繰り返される作業に絞ります。例えば受注入力、帳票作成、更新チェックなど、発生頻度が高い業務は小さな成果が出やすく、現場の理解が早く進みます。

例外処理は「想定外のケース」として扱うのではなく、「頻度の高い例外」と「稀な例外」に分けて設計します。前者はルール化し、後者は判断経路を固定します。これだけで、止まりやすいポイントが大幅に減ります。

ログは監査のためではなく改善のために残します。自動化した結果としてどこで手戻りが起きたか、どこで例外が発生したかを把握できるようにすると、次の改善が迷わず進められます。

人材不足の現場では、引き継ぎが最も重要なリスクです。作業手順よりも「判断の基準」を共有することが重要です。基準が共有されていれば、担当者が変わっても運用が止まりません。

自動化の成果は「時間削減」だけで測りません。差し戻しの減少、問い合わせ件数の減少、例外対応の短縮といった指標も重要です。これにより、現場の疲弊を減らし、持続可能な運用に近づきます。

運用が安定した後は改善フェーズに移行します。ログから得られるヒントをもとに、次の自動化ユニットを追加します。この「小さく作り、積み上げる」サイクルが、結果として大きな成果につながります。

自動化の請負は「作って終わり」ではなく「運用が回り続けること」が成果です。だからこそ、設計・実装・教育・改善の全てを含めた支援として提供しています。

具体的な設計例

受注入力の自動化を例にすると、入力データの整形とチェックは自動化し、価格や納期の最終判断は人が行います。ここで判断点を固定し、例外時の相談ルートを決めることで、現場は止まらずに運用できます。

商品更新の自動化では、更新対象を先に分類します。頻繁に変わる項目は自動化し、例外的に変わる項目は判断点として残します。こうすることで、誤更新のリスクを抑えながら速度を上げられます。

在庫連携の場合は、API連携ができる範囲を明確化し、連携できない部分は人が処理する構造にします。すべてを一気に自動化せず、連携可能な範囲から着手するのが現実的です。

範囲外と線引き

• 全社システム刷新や大規模基幹システムの再構築
• 24時間365日の監視が必要な運用体制
• 法務・監査を伴う規模の大きなシステム統制

契約形態の考え方

小さなユニット単位で開始し、成果を見ながら拡張する形を推奨します。初期導入はスポット契約、運用定着は月次支援という分け方が多いです。

運用が安定するまでの注意点

自動化直後は「慣れない」ことが最大のリスクです。現場が迷わないよう、手順よりも判断基準を短い文章で共有します。さらに、例外が起きたときの相談先を明確にすることで、心理的な不安を下げます。

運用開始後の1か月はログの確認頻度を上げ、例外が多い部分を重点的に改善します。ここで改善を止めてしまうと、現場は「自動化は使いにくい」と判断し、使われなくなります。初期の改善が定着率を決定します。

よくある誤解と整理

自動化は「人を減らすため」ではなく「判断に集中するため」です。人が減っても判断が増えれば負荷は増えます。だからこそ、作業を減らし判断を整理することが重要です。

また、自動化は一度作れば終わりではありません。業務が変わればユニットも更新が必要になります。そのため、ログと改善の仕組みを初期から組み込むことが、長期的な成果につながります。

相談前に整理しておくと良いこと

• 現在最も時間が取られている業務
• 例外が頻発するポイント
• 判断を誰が担っているか
• 引き継ぎが難しい理由

これらを共有いただくと、初期の棚卸しがより精度高く進みます。

成果の出し方

最初の成果は「時間削減」よりも「止まらない運用」に置きます。短期的な成果が見えることで、現場と経営の合意が取りやすくなり、次のユニット追加がスムーズに進みます。

最終的に目指す状態

誰が担当しても同じ品質で回り、例外が起きても止まらず、改善が回り続ける。これが自動化請負で目指すゴールです。

相談時に多い質問

「どこから始めるべきか分からない」という相談が最も多いです。その場合は、頻度が高く、手戻りが多い業務から着手するのが最も効果的です。

まずは小さく始める

大きな設計より、小さく実装して実務に乗せることが最短ルートです。最初のユニットが回れば、次の改善は自然に進みます。

小さな成功の積み上げ

現場が「これなら使える」と感じる成功体験が定着を生みます。まずは小さく確実に成果を出す設計から始めます。

次のステップ

まずは、最も詰まっている業務や困っている点を一つ教えてください。 そこから最短で成果が出る流れを一緒に設計します。